SEGUNDA PRUEBA SOLEMNE

 Gestión del Conocimiento Prueba Nº 2

1.   Explique la diferencia entre: “Internet, intranet y extranet”

a)      Internet

Internet es un conjunto de redes, redes de ordenadores y equipos físicamente unidos mediante cables que conectan puntos de todo el mundo. Estos se presentan en muchas formas: desde cables de red local (varias máquinas conectadas en una oficina o campus) a cables telefónicos convencionales, digitales y canales de fibra óptica que forman las "carreteras" principales.

Conocida como la red de redes, pues se trata de una de las redes más grandes con más de mil cien millones de usuarios (2007).

Desde que fue creada la WWW, el número de usuarios no paró de crecer; pero ese no es el único servicio de Internet: podemos acceder remotamente a otras máquinas (telnet y ssh), transferir archivos (FTP), conversar con personas (Chat y mensajeros), servicio de correo electrónico (email), grupos de noticias, etc.

b)      Intranet

Red entre computadoras montada para el uso exclusivo dentro de una empresa u hogar. Se trata de una red privada que puede o no tener acceso a Internet.

Sirve para compartir recursos entre computadoras.

Las Intranets utilizan tecnologías de Internet para enlazar los recursos informativos de una organización, desde documentos de texto a documentos multimedia, desde bases de datos legales a sistemas de gestión de documentos. Las Intranets pueden incluir sistemas de seguridad para la red, tablones de anuncios y motores de búsqueda.

C)      Extranet

Por definición una Extranet es una red privada virtual, de acceso restringido y no público, que enlaza a un grupo cerrado de usuarios de distintas organizaciones que comparten una relación comercial común. Por consiguiente, es la extensión de una Web corporativa cuando cierta información queremos que deje de ser de carácter público y pasa a ser de uso exclusivo para nuestros clientes, Partners, proveedores, etc. No toda la información debe estar disponible para todos, es decir, cada cliente, Partners o proveedor puede ver información distinta y personalizada para cada uno de ellos, por lo que es necesario que exista un acceso autenticado y contenido personalizado para cada uno. Es imprescindible, para que hablemos de una Extranet, que la interconexión entre dos o más organizaciones sea a través de sistemas basados en la tecnología Internet

2.   Explique en qué consiste: ERP-CRM   y    BALANCE SCORECARD    y su aplicación a entidades educativas.

ERP     (Planificación de recursos Empresariales)

La mejor manera de definir los ERP es como un sistema interno de planificación y comunicación que afecta de manera amplia y general los recursos de un negocio. Los ERP están diseñados para abordar funciones tales como planificación, procesamiento de transacciones, contabilidad, finanzas, logística, administración de inventarios, procesamiento de órdenes de venta, operaciones que involucran recursos humanos, nómina y gerencia de relaciones con los clientes. EL ERP constituye una especie de árbol con ramificaciones que abarca una serie de funciones integradas y muy interrelacionadas entre sí, que constituyen la característica fundamental de las corporaciones basadas en los conocimientos, como las diversas entidades educativas, llámese colegio, universidad, jardines infantiles, etc.

Con el uso de un software como herramienta tecnológica, permite a las distintas áreas educativas de una institución controlar la información que se genera en cada departamento y cada nivel de la misma.

De esta manera, a través del software ERP, en vez de estar los programas trabajando de manera independiente uno del otro y sin tener una conexión entre sí, trabajan de una forma integrada que permite la interconexión entre todos ellos.

A nivel educacional es una herramienta que permite facilitar una de serie de proceso a través de la tecnología, en donde universidades debieran enseñarlas y trabajarlas con sus alumnos. Muchas universidades se encuentran retrasadas en la enseñanza de la tecnología en los salones de clase. Usualmente, la incorporación del uso de tecnologías de información implica para las autoridades de la universidad, determinar los tipos de tecnologías que permitirán que los alumnos salgan mejor preparados al mundo laboral.

CRM    (Gestión de las relaciones con el cliente)

El CRM corresponde a las siglas Customer Relationship Management, el CRM no es una nueva filosofía de trabajo u organización, sino el resultado de unir las antiguas técnicas comerciales de los pequeños establecimientos, con la tecnología de la información. El máximo objetivo del CRM es de disponer en cualquier momento toda la información sobre cualquier cliente, tanto para satisfacer las necesidades del cliente, como para obtener estudios de mercado que permitan unas mejores estrategias comerciales.

Existen cuatro aspectos en el CRM, cada uno puede ser implementado por separado:

CRM Activo: Base de datos centralizada para el almacenamiento de datos, que puede ser usada para automatizar procesos de negocios y tareas comunes.

CRM Operacional: Provee apoyo en los procesos de negocios en los departamentos de Ventas y Marketing, incluyendo ventas, marketing y servicios. Cada interacción con un cliente es generalmente añadida al historial de contactos del cliente, el personal puede recibir información sobre los clientes de la base de datos cuando es necesario.

CRM Colaborativo: Comunicación directa con los clientes que no incluye representantes de ventas o servicios. Esta comunicación puede ser por internet, email, IVR, etc. CRM Colaborativo permite reducir costos y mejoras de servicios.

CRM Analítico: El análisis de los datos de un cliente para múltiples propósitos, especialmente el análisis predictivo. Los propósitos pueden ser: diseño y ejecución de campañas de marketing a determinados nichos, diseño y ejecución de campañas para clientes específicos, análisis del comportamiento de clientes para ayudar en las decisiones sobre productos y servicios, detección de fraudes, etc.

Llevados a  la Educación, estos son algunos de los ejemplos de CRM, que pueden ser aplicados a nivel universitario y de colegio:

Gestión de alumnos: Los interesados en la capacitación son inscritos y sujetos a un proceso de admisión (opcional). Una vez admitidos, se registran sus datos y el pago correspondiente.

Gestión de profesores: Los profesionales son registrados junto con sus curriculum vitae, datos personales, cursos o materias y horarios en  que  la dictará.

Gestión de formaciones: Cada curso o materia dentro de una carrera es relacionada con el / los profesores que la dictarán y con los alumnos que tiene inscriptos.

Control y seguimiento: Se registran las asistencias (tanto del profesor como de los alumnos), los pagos efectuados y las notas de los exámenes.

Importación masiva: De alumnos, profesores y formaciones.

Promoción y publicidad: Un conjunto de herramientas de marketing disponible para captar nuevos potenciales alumnos (Campañas de email marketing, formularios web integrados, publicidad en Google y redes sociales, etc.).

Informes de gestión: Planificaciones de los departamentos directivos y el despliegue de las estrategias.

Balanced scorecard:

Se define, en términos simples, como una herramienta que permite la traducción de la visión de futuro de la organización en objetivos estratégicos correlacionados entre sí.
En síntesis el concepto del BSC debe ser entendido como un sistema de control que mide la Perfomance o rendimiento de cada persona en la organización.

Busca determinar los logros medibles y concretos de cada uno, lo que indudablemente es crítico en una organización que no tenga entrenado adecuadamente a su cuadro de personal. Para su aplicación y razonable administración y real apoyo a la gestión, requiere, como requisito indispensable, el que exista un previo desarrollo de otras acciones en la organización.

Las instituciones educacionales deben contar con un buen sistema de comunicación. Verdaderos equipos y no grupos de trabajo, una coordinación de acciones, liderazgo real y no simple gerenciamiento, entre otros factores.

En la implementación de un sistema de BSC es necesario tener en consideración, a lo menos, los siguientes aspectos:

• Hacer partícipe a las personas apropiadas, no siendo válido involucrar a todo el personal desde un inicio.
• Asegurar el patrocinio del nivel superior al proyecto. (director, sostenedor)
• Lograr involucrar a las personas a través de un buen plan de comunicación.
• Verificar que sea liderado por la persona correcta.
• Explicar claramente a los colaboradores educativos el concepto, para que no sea entendido erróneamente, como un conjunto de indicadores de rutina, y no relacionados con los objetivos estratégicos.
• Vincular la perfomance y remuneraciones variables que considera el BSC, sin tomar los debidos cuidados para que no se creen desvíos de contenido y que los fines justifiquen los medios.

3.   Bases para la creación de una intranet en el Liceo Fco. Mery Aguirre.

Las Intranets son redes internas de las  organizaciones que  deben construirse con un objetivo claro; debe ser un sistema que apoye el desempeño de los colaboradores, de manera que les ayude a crear y entregar valor en sus procesos y a sus clientes, alumnos, profesores, administrativos, etc.

El desarrollo de redes internas o intranets sirve a la organización  para una variedad de propósitos de comunicación tanto estratégicos como tácticos que preparan a la organización para afrontar los cambios. Con la intranet se produce una serie de ventajas para la organización, entre las que se pueden destacar las siguientes:

a.Obtener y gestionar de forma eficiente la información: Distribuyéndola  eficientemente entre los integrantes de la comunidad educativa, haciendo que los clientes perciban toda la información que necesitan en el momento.

b.La productividad de los integrantes de la organización  aumenta, tanto en los profesores-alumnos-apoderados, como en los asistentes de la educación.

c. Optimiza el control interno, muy importante en estas  organizaciones, en el caso de las asistencias, atrasos, licencias, etc.

d.Mejora de forma continua  los rendimientos en los aprendizajes esperados de los alumnos, siendo medidos a través de monitoreos  por parte de los profesores, y apoderados.

e.Proyecta la imagen corporativa de la organización hacia todos los  colaboradores, de forma que aquellos perciban la información que se desea transmitir.

Para cumplir con este objetivo, es necesario tener en cuenta los requerimientos de información y conocimiento del tipo institucional, de los usuarios, de los productos y servicios, de los documentos, del contenido;  Esto último se refiere a aquella información que está vinculada con las actividades y tareas que son propias de naturaleza central de la organización y el costo debe ser financiado principalmente por el MINEDUC, Padres y Apoderados y otros.( Exalumnos, Empresas).

En la actualidad existe una pequeña Intranet en el Liceo, del proyecto Bicentenario de MINEDUC, de uso exclusivo para el tercer año básico, como preparación para cuarto año y además propone  e  incentiva el uso de las Tics en el aula, tanto en profesores como  alumnos.